Na portaria híbrida, além do atendimento remoto, uma assistência presencial também é mantida nos períodos de maior movimento para garantir que os moradores, prestadores de serviço, correspondências e entregas sejam devidamente atendidos ou recebidos.

Ao longo deste artigo, apresentamos quais são as principais vantagens de combinar o atendimento presencial e a portaria remota ou virtual. Boa leitura!

Benefícios da Portaria Remota ou Virtual

Os serviços de portaria remota ou virtual estão rapidamente se tornando uma alternativa popular à contratação de uma portaria presencial para muitos edifícios residenciais.

O grande benefício é a redução imediata dos custos com a equipe de portaria do prédio. Todos os atendimentos a visitantes e prestadores de serviços passam a ser feitos por uma Central de Atendimento Remota que consegue executar as principais atividades de um porteiro presencial como: atender o interfone, acionar portões eletrônicos, acionar luzes, interfonar para os apartamentos etc. Essa central compartilha os atendentes com diversos condomínios, conseguindo eliminar a ociosidade dos porteiros presenciais e, dessa forma, reduzir os custos.

Daí também podemos tirar um segundo benefício aos prédios, a eliminação de problemas trabalhistas, uma vez que todos os atendentes são funcionários da empresa prestadora de serviços e eles não trabalham exclusivamente para um condomínio específico.

A portaria remota ou virtual necessita da adoção de tecnologias que permitirão que todo o controle de acesso de prestadores de serviço e visitantes seja feito de forma remota. Já para os moradores, deve-se garantir que somente eles tenham acesso ao interior do prédio, porém, sem a necessidade de intervenção da central de atendimento remota, ainda assim mantendo a segurança através de alertas de pânicos, acompanhamento do CFTV e gravação de imagens.

A portaria remota ou virtual é recomendada para edifícios com até 60 apartamentos, mesmo assim é altamente recomendado que se tenha um profissional que possa fazer o recebimento de correspondências e encomendas. Geralmente usa-se a figura do profissional de limpeza para essas atividades. Vale lembrar que é necessário pagar o acúmulo de função para o trabalhador nesse caso. Mais abaixo discutiremos a diferença entre o colaborador utilizado presencialmente na portaria virtual com relação à portaria híbrida.

Benefícios da Portaria Híbrida

A portaria híbrida continua usando todos os aparatos tecnológicos e atendimento remoto da portaria remota ou virtual. A grande diferença está no perfil, no horário de trabalho e nas funções do profissional que permanece presencialmente no condomínio.

Na portaria híbrida o profissional presencial passa a ter um perfil mais qualificado, com uma visão holística do condomínio tanto da infraestrutura do prédio (disjuntores, encanamentos, fiações, bombas de água, fosso de elevador, fios de TV a cabo e internet) quanto dos serviços e processos (segurança, limpeza, entrega de correspondências, encomendas, procedimentos internos, etc). Ele tem algumas características que o aproximam de um zelador mas que também executa as tarefas operacionais. O profissional deve ser capaz de absorver as principais atividades e detalhes mais importantes de cada serviço prestado no condomínio.

Na implantação da portaria híbrida é necessário um plano de trabalho para esse profissional que seja desenhado de acordo com os costumes do condomínio. Por exemplo, se em um condomínio onde os moradores se preocupam mais com a segurança, é possível colocar no plano de trabalho que logo pela manhã, quando tem muito movimento de saída de carros do condomínio, o colaborador execute trabalhos próximo à saída da garagem, de forma que ele possa acompanhar e garantir presencialmente que nenhum morador está em risco (papel antes exercido pelo porteiro), e, no caso de acontecer alguma ocorrência, ele consiga acionar a central remota para que sejam tomadas as devidas providências.

Em outros condomínios logo pela manhã o maior tráfego é de pedestres, nesse caso, o plano de trabalho deverá indicar que nesse período o colaborador deverá priorizar a limpeza dos elevadores e halls (papel antes exercido pelo profissional da limpeza) e se manter próximo à entrada e saída social para acompanhar presencialmente o fluxo dos moradores, garantindo a segurança. Enfim, cada condomínio tem a sua cultura que deverá ser refletida no plano de trabalho.

Além do perfil diferenciado do colaborador, o horário de trabalho também muda nessa modalidade. Pode-se estender em até 2h por dia, das 8h as 19h por exemplo, a carga de trabalho desse profissional fazendo com que o atendimento presencial seja coberto por todo o horário comercial. Existem casos que o condomínio necessita do atendimento presencial também durante os finais de semana e feriados, nesse caso, deve-se adotar uma escala 12 x 36 para resolver esse problema.

Uma outra vantagem da portaria híbrida é o tamanho do condomínio que pode ser atendido. Se na portaria virtual é indicado que o condomínio tenha algo entorno de 60 apartamentos, na portaria híbrida esse número pode praticamente dobrar, ou seja, a maioria dos condomínios com torre única e 4 apartamentos por andar poderão ser atendidos por essa modalidade.

O conceito da portaria híbrida foi feito pensando em impactar o menos possível a vida dos moradores na troca da portaria presencial:

• atendimento remoto 24h para receber visitas, prestadores de serviços e realizar a comunicação com os moradores
• horário estendido ou escala 12 x 36 para o atendimento presencial conseguindo:
  • apoiar os moradores nos momentos de maior fluxo (saída e chegada do trabalho)
  • cobrir todo o horário comercial para recebimento de correspondência e encomendas
  • ter tempo de executar as atividades de manutenção, asseio e conservação nas áreas comuns do condomínio
• monitoramento remoto com câmeras, sensores e alarmes 24h
• apoio 24h da supervisão da empresa prestadora de serviços

O principal motivo de um condomínio não adotar uma solução de atendimento remoto é a perda da sensação de segurança que um porteiro presencial traz. Sabemos que nem sempre essa sensação se traduz em segurança efetiva, ela depende do fator humano, treinamentos constantes, condições de trabalho (tecnologia, câmeras, sensores), etc. Em um atendimento remoto, tecnologias para monitorar o condomínio e o treinamento são pré-requisitos, na central de atendimento vários atendentes monitoram os condomínios, isso significa que conseguimos muitas vezes ampliar a segurança.

Obviamente que ter uma pessoa disponível 24h horas tem muitos benefícios, mas na atual situação econômica que viemos, é fundamental buscarmos novas soluções que melhorem o custo x benefício para os condomínios. Entendemos que a Portaria Híbrida, da forma que foi formatada pelo Grupo Empowerment, é uma ótima alternativa e é tendência de mercado.