Administrar um condomínio não é tarefa fácil, principalmente quando o gestor não tem experiência no assunto e precisa agir por conta própria para conciliar compromissos pessoais com os do local onde mora. Nesse cenário, investir na contratação de uma empresa de terceirização de serviços pode ser uma alternativa necessária e importante para facilitar o dia a dia da administração.

A contratação de uma empresa especializada em serviços traz inúmeras vantagens, como redução de custos no longo prazo, aumento da segurança, qualidade e agilidade na prestação dos serviços. Muitos síndicos, entretanto, ainda têm dúvidas e receio sobre como escolher a melhor organização.

Pensando nisso, elencamos alguns tópicos que visam auxiliar na escolha dessa parceria. Não deixe de conferir! Boa leitura!

Quais serviços podem ser terceirizados?

Em um condomínio de qualquer porte é possível terceirizar todos os serviços. Entre eles estão a limpeza, a zeladoria, a portaria 24 horas e a vigilância privada. Monitoramento de câmeras, manutenção de piscina e pequenos consertos também estão presentes na lista de atividades que podem receber o auxílio de uma empresa de serviços.

A vantagem de contar com uma parceria, nesse caso, é a tranquilidade gerada pela certeza de que todos os detalhes estão sendo cuidados por alguém com know-how no segmento. Isso porque nem sempre o síndico pode estar disponível em situações cotidianas.

No serviço de zeladoria, por exemplo, é possível perceber a impossibilidade da presença do administrador nas diversas situações e problemas que acontecem no dia a dia. O zelador organiza e coordena as demandas do condomínio, e entra em contato com o síndico apenas quando necessário. Isso permite, por exemplo, que o gestor ganhe tempo para se dedicar a assuntos mais estratégicos e menos operacionais.

O que devo pesquisar antes de contratar a empresa?

Escolher uma empresa terceirizada não é tão simples quanto parece. É necessário avaliar diversas questões para tomar a decisão correta e garantir satisfação e segurança aos condôminos. Nesse contexto, é recomendado pesquisar opiniões comuns sobre a instituição, tanto por meio de sites de reclamações quanto pela consulta às opiniões de clientes e colaboradores atuais.

Essa iniciativa permite avaliar a estrutura que a terceirizada oferece ao cliente e a experiência dos funcionários. Também é importante verificar se a organização mantém o hábito de pesquisar o histórico dos seus colaboradores e se realiza o pagamento em dia dos salários, do FGTS, INSS, enfim, dos encargos trabalhistas e tributários.

Afinal, se a terceirizada não cumpre com as obrigações, o condomínio também pode ser responsabilizado. Por esse motivo, é essencial pesquisar a fundo a gestão da empresa e acompanhar o seu trabalho de perto.

Verificar se a empresa não está descontando duplicatas no mercado ou mesmo dando descontos para pagamento antecipado de faturas é um sinal importante de baixa liquidez financeira. Fuja dessa empresa, mais cedo ou mais tarde ela vai quebrar!

Vale lembrar que, além da tranquilidade, outro objetivo da terceirização é a garantia da segurança econômica e do bem-estar dos moradores. Sendo assim, deve-se buscar a minimização do erro, de maneira que o compromisso firmado não traga prejuízos.

Quais cautelas devo ter antes de contratar a empresa?

Depois de realizada a pesquisa sobre a idoneidade e a confiabilidade da empresa, será o momento de consultar valores. Para identificar se ela cobra um preço muito abaixo ou muito acima do mercado, o ideal é comparar mais de uma opção e estabelecer uma média de valores. Porém, isso não é o suficiente.

É muito importante solicitar à empresa a apresentação de uma planilha de custos aberta para verificar e comparar entre as concorrentes se todos os encargos, tributações, benefícios e obrigações estão sendo contemplados. Isso mostra o conhecimento necessário da empresa no segmento de negócio e garante, de certa forma, que o valor cobrado é realmente viável.

Lembre-se de que a terceirização de serviços não é uma commodity, ou seja, não é um produto de uma determinada marca que você procura em diversas lojas e compra naquela que tiver o menor preço. Na prestação de serviços temos vários fatores intangíveis que não podem ser mensurados somente pelo preço, é necessário entender o real valor que o serviço trará ao seu condomínio, tais como:

• eficiência: fazer corretamente os serviços, utilizando as ferramentas corretas;
• eficácia: fazer o serviço que deve ser feito, ou seja, o porteiro deve efetivamente exercer a função dele e não a de outro profissional como o vigilante;
• qualidade: treinamento e reciclagem dos funcionários, supervisão constante, utilizando as ferramentas corretas para reportar situações inesperadas bem como um plano de ação para a sua solução;
• tranquilidade: apresentar mensalmente as documentações e comprovantes de pagamentos dos vencimentos dos colaboradores.

A contratação deve buscar o melhor custo-benefício para o condomínio, tendo em vista suas necessidades e demandas próprias. Ao redigir o contrato, também tenha cuidado e busque sempre a clareza nos detalhes acordados, de forma que todas as obrigações da instituição estejam nele inseridas.

Como posso descobrir a qualidade dos serviços prestados?

Avalie os métodos de gerenciamento

Além de consultar clientes para verificar a qualidade do atendimento, é interessante buscar saber quais são os métodos de gerenciamento utilizados pela instituição. Hoje em dia existem técnicas modernas e dinâmicas que potencializam o desempenho de uma equipe e que podem e devem ser usadas.

É desejável, também, avaliar de que maneira a empresa opera para conter problemas do dia a dia do condomínio, quais são as ferramentas utilizadas para isso e qual o tempo de resposta para os problemas que surgem. Afinal, a ideia é que o serviço seja o mais eficiente possível.

Geralmente quem estará a frente dos funcionários e manterá o equilíbrio dos serviços é a supervisão. Por isso é muito importante saber como esse time trabalha, como e quando fará as visitas ao condomínio. Essas pessoas devem ser líderes naturais e devem ser dotadas de habilidades de conciliação e resolução de conflitos, bem como motivação e orientação.

Por meio dessas observações, será mais fácil identificar o nível de excelência do atendimento na organização e se ela se preocupa e zela pela constante melhoria dos seus serviços.

Busque o diferencial da empresa

Outra análise a ser realizada antes de contratar uma parceira para terceirizar serviços é o nível de compatibilidade com o seu objetivo em relação à administração do condomínio. Uma instituição que incentiva a adoção de novas tecnologias para auxiliar no gerenciamento e orienta o cliente para sua utilização pode oferecer inúmeras vantagens.

Redução da burocracia, diminuição no tempo de resposta a problemas técnicos e agilidade para solucionar questões do dia a dia são apenas algumas das consequências positivas que decorrem da capacidade de inovar e buscar novas ferramentas para aprimorar os serviços.

Além disso, a organização terceirizada deve ser flexível para se adaptar às necessidades do condomínio. Afinal, um bom atendimento exige a compreensão da estrutura adequada para administrar cada ambiente.

Verifique se ela cumpre a legislação vigente

Por último, vale salientar a importância de verificar o estrito cumprimento das leis por parte da empresa contratada. Até porque o desrespeito às regulamentações pode implicar responsabilidade ao condomínio.

Dessa forma, é essencial acompanhar o trabalho da instituição para verificar se ela possui alvará de funcionamento, se cultiva políticas de voltadas a Segurança do Trabalho e Saúde Ocupacional e se é comprometida com a legislação vigente.

O conhecimento sobre novos mecanismos de registro como o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, mais conhecido como eSocial, também é fundamental.

As Certidões Negativas de Débito Trabalhistas (CNDs) são documentos que ajudam a atestar a idoneidade da empresa. Elas ajudam na indicação de possíveis passivos que a empresa carrega ao longo da sua vida. Mas não se limite a ela, faça uma busca na internet sobre processos trabalhistas da empresa e analise a quantidade: um alto número pode indicar uma má gestão de pessoas por parte da empresa.

Escolher uma empresa de terceirização de serviços não é tarefa fácil. A dificuldade se acentua ainda mais quando o síndico não tem experiência na administração e, portanto, não reconhece com exatidão as necessidades do condomínio.

Antes de contratar, é importante pesquisar o histórico de satisfação da empresa, observando se ela cumpre requisitos legais e, principalmente, se está comprometida com o aprimoramento do atendimento  ao cliente para uma boa gestão do condomínio.

E então, gostou do nosso artigo? Quer saber mais sobre a contratação de empresa de terceirização de serviços e solucionar dúvidas restantes? Então, entre em contato com a nossa equipe! Teremos prazer em lhe atender!