Quem escolhe morar em um condomínio geralmente procura maior comodidade e segurança. No entanto, o aumento da violência nas cidades tem tornado isso um desafio. Afinal, garantir a proteção dos moradores por meio da contratação de vigilantes e porteiros eleva os custos e nem sempre estamos dispostos a pagar por isso.

Novos recursos e serviços surgem para auxiliar gestores e condôminos nessa tarefa, como as tecnologias de controle acesso remoto. Entenda como gerenciar uma portaria remota pode ser mais barato e mais seguro para o seu condomínio!

Informe os moradores sobre o funcionamento do sistema

O primeiro passo para gerenciar uma portaria remota de modo eficiente é orientar os moradores sobre o funcionamento do sistema.  Explique-os como é feito o contato com a Central de Atendimento Remota.

Deixe bem claras quais as normas de segurança preestabelecidas e as ferramentas usadas para a identificação e o controle de acessos.

De tempos em tempos, é recomendável avaliar se os moradores estão conseguindo utilizar as Tags ou Biometrias sem o suporte do atendimento remoto a fim de dar o auxílio necessário ou contatar a fornecedora.

Solicite a colaboração de todos

Obviamente, a portaria remota não trará segurança automaticamente. Muito do seu bom funcionamento dependerá da colaboração dos condôminos. Por isso, além de explicar o básico sobre o funcionamento do sistema, é importante transmitir regularmente as diretrizes de segurança.

É necessário mudar gradativamente a cultura dos condôminos, fazer com que cada um pense em segurança, tanto pessoal quanto coletiva, e não mais delegue essa responsabilidade à um terceiro, no caso o porteiro.

Avalie a qualidade dos serviços prestados

Para garantir a qualidade dos serviços, sempre realize avaliações. Por exemplo, você pode coletar o feedback de alguns visitantes e prestadores de serviços para saber se o atendimento demorou.

Em caso afirmativo, pode ser que a empresa prestadora de serviço esteja sobrecarregando os profissionais remotos, que talvez tenham um grande número de condomínios para atender.

Além disso, pergunte aos usuários se estão sendo orientados correta e precisamente sobre como chegar ao local de visita desejado. Se isso não estiver acontecendo, pode ser que falte mais treinamento aos atendentes, ou eles talvez não conheçam os condomínios que estão atendendo.

Se o condomínio conta também com o apoio presencial de algum profissional, verifique se o trabalho dele está sendo impactado por conta do tempo despendido para auxiliar a portaria remota.

Em casos em que a portaria deixa de funcionar por algum problema, a fornecedora precisa ter um plano de contingência, como geradores e redes alternativas para manter a conexão. Em casos críticos, a empresa poderá enviar um profissional para realizar o monitoramento presencial até que a situação seja regularizada.

Então, avalie se o tempo de resposta da empresa nessas situações foi satisfatório ou se demorou demais.

Isso também vale para possíveis quebras dos portões, falhas na comunicação entre o condomínio e a Central de Atendimento Remota e problemas no sistema ou nos equipamentos de controle de acesso. Nessas situações, as empresas de terceirização de serviços são mais estruturadas do que as de monitoramento de alarmes.

Verifique a necessidade de implementar a Portaria Híbrida

Em alguns casos, contar somente com a portaria remota pode não ser suficiente. Para descobrir isso, converse com os moradores para saber se as entregas enviadas por transportadoras estão chegando da mesma forma quando existia a portaria presencial. Saiba também se as entregas de comidas no período noturno estão ocorrendo normalmente.

Caso contrário, pode ser que haja algum problema no período de disponibilidade de alguém presencialmente no condomínio. Nesse caso, pode ser necessária uma mudança para a Portaria Híbrida.

Dê atenção à qualidade da conexão da Internet

A portaria remota depende de uma boa conexão com a internet. Por isso, verifique se existe muita queda ou lentidão na comunicação entre Condomínio e Central de Atendimento Remota. Se houver, um plano de maior velocidade ou mesmo a contratação de link dedicado deve resolver esse problema.

E se algo der errado com o sistema? como agir?

Verifique se a empresa que está provendo o serviço de portaria remota também provê outros tipos de serviços.

É comum que elas também sejam empresas de terceirização de serviços ou de monitoramento de alarmes, isso se dá pela sinergia de negócios.

Empresas de terceirização de serviços tem a vantagem de possuir uma estrutura de cobertura física de postos de trabalho, ou seja, se algo der errado e a portaria remota parar de funcionar, esse tipo de empresa consegue deslocar funcionários para o condomínio de forma que ela opere de forma manual até que o sistema volte ao normal.

O Grupo Empowerment é especializado em tercerização de serviços (portaria, limpeza, zeladoria, jardinagem) para condomínios e empresas, segurança privada, portaria remota e portaria híbrida. Atua há mais de 17 anos na região de Campinas/SP mantendo sua reputação ilibada.

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