Portaria virtual ou remota, será que devo entrar nessa onda?

Atualmente, a segurança tem sido uma preocupação cada vez mais relevante. Mesmo que não possamos considerar normal, assaltos e furtos são comuns e precisamos nos manter sempre precavidos.

A nossa moradia é um símbolo de aconchego e onde nos sentimos resguardados. Porém, para que a tranquilidade verdadeiramente se estabeleça, é preciso criar mecanismos de defesa que impeçam a ação de pessoas mal intencionadas. Embora a presença de um porteiro seja reconfortante, os salários e os encargos trabalhistas são um grande peso no orçamento comunitário. Além disso, esse funcionário não é garantia de proteção total.

Em tempos de crise, a redução de custos e a inovação fazem uma parceria perfeita. Com os avanços tecnológicos recentes, já é possível manter-se seguro sem ter que dispor de um ou mais trabalhadores para a execução dessa função.

Quer saber mais sobre portaria virtual ou remota? Continue a leitura e descubra todas as vantagens desse sistema!

Portaria presencial ou portaria virtual ou remota?

Como já foi dito, o porteiro é a personificação da segurança de um condomínio. É muito positivo que ele esteja na função de protetor, mas sua presença não representa uma barreira intransponível para bandidos.

Estudando o local, os hábitos das pessoas e dos funcionários, ladrões podem encontrar falhas na rotina de segurança e usá-las para invadir o prédio. Nesse momento, a segurança do próprio porteiro está em perigo. Se ele for rendido, todos os apartamentos e os moradores estarão à mercê dos assaltantes.

Adotar a portaria virtual ou remota não é abrir mão do profissional, pelo contrário: a equipe inteira que está na Central de Atendimento Remota se torna responsável pelo controle de acesso de visitantes e prestadores de serviço no condomínio, mas sem o risco de ser rendido. Em qualquer situação suspeita ou tentativa de invasão, um procedimento de urgência é disparado, podendo ou não chamar a polícia para garantir a segurança no local.

Além do mais, com a tecnologia da portaria virtual ou remota, o monitoramento por câmeras, alarmes e sensores é feito 100% do tempo pela equipe de atendimento remoto, que fica na base da empresa, garantindo a segurança do condomínio.

Segurança contínua e mais eficiente

Na portaria presencial, o condomínio fica sob vigilância de um único profissional. Essa pessoa enfrenta os mesmos problemas que todos nós cotidianamente. Mal-estar, sono, dores, problemas familiares que não nos deixam concentrar no trabalho e é nesses momentos que as tragédias costumam acontecer.

Sem contar nas faltas e atestados inesperados que podem acontecer e que, muitas vezes, acabam deixando a portaria sob a responsabilidade de profissionais folguistas que podem não ter o conhecimento necessário para operar a portaria do prédio.

Na portaria virtual ou remota, o risco de absenteísmo não existe. A equipe de atendimento/monitoramento está sempre atenta e disponível para solucionar eventuais problemas. Em casos como defeitos eletrônicos, queda de luz ou de internet, profissionais são imediatamente encaminhados ao condomínio para garantir a continuidade do serviço.

Recomenda-se, ainda, a instalação de um gerador de energia e de um segundo link internet como redundância para mitigar o risco de falta de comunicação. Vale lembrar que mesmo que a comunicação com a Central de Atendimento Remoto seja prejudicada, os moradores ainda poderão entrar e sair do condomínio, o que ficaria prejudicado é a observação das imagens e o atendimento aos visitantes pela Central.

Acesso individualizado e perímetro resguardado

Biometria, senha ou chave eletrônica: seja qual for o sistema escolhido para a sua portaria virtual, a entrada e saída de moradores será rápida e personalizada. Um estranho será facilmente identificado se tentar burlar a segurança.

Quando está em apuros, o condômino pode alertar a portaria virtual ou remota sem ser notado: códigos de pânico são instalados e previamente combinados. Eles permitem o acesso, mas deixam a equipe de segurança em estado de alerta.

Com o investimento em câmeras extras, qualquer tentativa de invasão que se dê por entradas menos convencionais será percebida. Movimentos suspeitos na rua também podem ser monitorados dessa forma. Vale a pena investir uma parte do que se economiza com a transição para o virtual em equipamentos que permitam a vigilância ampliada.

Implantação assistida

Em um condomínio que decide adotar portaria virtual ou remota, a rotina dos moradores pode sofrer uma alteração, na maioria vezes, positiva: os indivíduos passam a se identificar como os provedores da própria segurança, auxiliados virtualmente por uma equipe de atendimento remoto.

Quando a portaria é física, não é raro que os moradores sejam desleixados, tratando a sua proteção como responsabilidade apenas do funcionário. Essa é uma brecha perigosa na segurança do local.

No processo de transição para a portaria virtual ou remota, a empresa deve fornecer palestras, material gráfico e treinamento para condôminos e funcionários. É um momento importante para a conscientização do papel de cada um na segurança coletiva e para a mudança de hábitos indevidos. Todas as etapas de implantação e operação serão devidamente acompanhadas por profissionais qualificados da empresa de terceirização.

Dessa forma, todas as pessoas que fazem parte do dia a dia do condomínio são corretamente capacitadas para colaborar com o novo sistema.

Redistribuição de atividades

Existem alguns benefícios da presença de um porteiro além da segurança, certo? São pequenos serviços adicionais que esse funcionário presta ao condomínio: separação de cartas, recebimento de encomendas, auxílio de prestadores de serviço esporádico (instaladores de internet ou funcionários da companhia elétrica, por exemplo), ajuda com transporte de compras etc. Por não querer abrir mão da comodidade que essas tarefas representam, muitos moradores podem ser resistentes a adotar a portaria remota.

Contudo, há dois problemas com esse raciocínio:

1. a portaria não deve ser abandonada em nenhum momento. Enquanto realiza outras funções, o porteiro deixa a entrada do prédio vulnerável;
2. o porteiro acumula tarefas porque o tempo atendendo pessoas efetivamente é muito pequeno. Embora uma presença na portaria seja importante, a maior parte do tempo em serviço ele passa observando o movimento e atitudes suspeitas — um desperdício, uma vez que ele poderia fazer isso para mais condomínios ao mesmo tempo sem prejudicar a segurança.

Com o treinamento de transição para portaria virtual, é recomendável preparar um novo perfil de profissional para assumir essa demanda. Uma alternativa é a portaria híbrida que consegue aliar o atendimento presencial com a portaria remota.

Isso significa recorrer a uma pessoa que faça as tarefas operacionais de limpeza, mas que também tenha conhecimentos básicos sobre rede elétrica, encanamento, TV a cabo e seja capaz de fazer entregas. Ela não precisará necessariamente realizar essas funções, mas precisa ter condições de orientar os prestadores de serviço que farão trabalho no condomínio.

Redução significativa dos custos

Uma das principais vantagens da adoção da portaria virtual ou remota está relacionada à redução dos custos para o caixa do condomínio, haja vista que você não terá que arcar com um salário fixo que normalmente seria pago aos porteiros e nem com os encargos trabalhistas.

Sem falar que por conta da aquisição de equipamentos novos e integrados para a segurança do local, também há a manutenção periódica preventiva deles. Assim, começa a haver sobras no orçamento o que permite ao condomínio que planeje investimentos em outros pontos, como veremos a seguir.

Sobra dinheiro para melhorias

Ao trabalhar com um caixa mais folgado, o sindico pode tanto repassar totalmente a redução de custos aos condôminos estabelecendo uma taxa de condomínio menor quanto usar esse dinheiro que sobra para investir em melhorias.

Sabe aquela pintura, reforma ou equipamento que deixaria o seu condomínio mais bonito, atrativo e moderno? Você terá dinheiro para pagá-lo sem ter que cobrar mais dos moradores. Com isso, o seu orçamento fica mais organizado e preparado para eventuais necessidades.

Eliminação de problemas trabalhistas com a portaria

O funcionamento de uma portaria física depende da contratação de porteiros que se revezam para cobrir diferentes turnos. Contudo, para o período da noite os encargos trabalhistas são mais elevados, de modo a sobrecarregar a folha de pagamento do condomínio. As contratações e demissões também são itens que pesam no bolso.

Na portaria tradicional ainda há o risco de processos trabalhistas, quando estes ocorrem o condomínio precisa ter um fundo de reserva considerável para evitar que a taxa dos condôminos sofram alterações significativas de um dia para o outro. A partir do novo conceito de portaria, esse problema se anula, visto que não há a contratação de porteiros para um determinado condomínio, toda a relação trabalhista passa a ser da empresa prestadora de serviços e o funcionário.

Redução de falhas humanas

Com o uso da portaria virtual ou remota, a segurança do condomínio é reforçada em todos os níveis e a gestão condominial ganha estabilidade, e pode ser feita de uma maneira mais estratégica. Uma vez que a maioria das tarefas passa a ser realizada pelo sistema, as falhas humanas podem ser drasticamente reduzidas.

Além disso, todas as atividades e conversas no atendimento remoto são gravadas e podem ser revisadas para correção de possíveis falhas.

A Central de Atendimento Remoto é composta por diversos atendentes que se revezam no esquema de fila de acordo com a chegada dos atendimentos, isso dificulta aquele favorecimento de um morador em detrimento aos processos estabelecidos pelo condomínio.

Viu só como a adoção da portaria virtual ou remota pode ser uma grande aliada para a administração do seu condomínio? Afinal, com ela você ganha mais praticidade e tem maior controle sob as suas finanças.

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