Com o argumento de solução para aumentar a segurança e diminuir os custos, a portaria virtual, ou remota, cada vez mais é implementada nos condomínios e isso vem gerando alguns importantes questionamentos: como funciona a portaria virtual? Essa tecnologia realmente vale a pena? Se sim, quais são seus riscos?

Com o intuito de solucionar essas dúvidas sobre a troca da portaria tradicional — porteiros como mão de obra — para a remota, preparamos este post! Então, não deixe de ler até o final para não perder nenhum detalhe!

O que é a portaria virtual?

Portaria virtual é uma maneira de usar a tecnologia a favor do condomínio para redução de custos administrativos e melhoria da qualidade do serviço de segurança. Trata-se de um sistema que consegue controlar e monitorar todos os eventos de uma portaria de um condomínio, porém, remotamente, ou seja, não existe mais a necessidade de profissionais fisicamente no local.

Todo o controle de entrada e saída de visitantes e prestadores de serviços, desde o cadastro, contato com o morador para autorizar ou não a entrada, abertura das portas e orientação para chegar ao destino final, passam a ser realizados à distância pelos Atendentes que ficam em uma Central Remota.

A redução dos custos acontece pois um mesmo Atendente pode tomar conta de vários condomínios ao mesmo tempo, ou seja, o custo que antes um condomínio bancava sozinho pode ser rateado com vários outros.

Como funciona a portaria virtual?

Agora que entendeu o que é a portaria virtual, você ainda deve estar se perguntando: tudo bem, mas como é possível controlar o fluxo de entrada e saída dos moradores e visitantes de um condomínio com esse sistema?

Bem, graças a tecnologia a portaria remota gerencia esse trabalho tão bem (ou melhor) que um porteiro tradicional. Para isso, um série de equipamentos de automação devem ser instalados no condomínio como por exemplo: Sistema de CFTV, Sistema de Automação de Entrada/Saída de moradores (leitor biométrico, cartão ou chaveiro de aproximação), Sistema VOIP de interfone IP ou dispositivos tipo ATA que convertem as conversas via interfone para o sinal digital, acesso à internet com redundância de sinal e sistema de nobreak e gerador de energia dependendo do local;

Tudo isso deve ser conectado através da internet na Central de Atendimento Remota que poderá visualizar e se comunicar com os moradores e visitantes como se estivesse no próprio local presencialmente.

Nessa solução, os moradores ganham uma maior autonomia para entrar e sair do condomínio, para isso é utilizado os leitores (biométricos ou cartão/chaveiro) que identifica o morador e o próprio sistema faz o destravamento dos portões. Lembre-se que mais liberdade sempre vem acompanhada de mais responsabilidade, ou seja, cada morador também terá que mudar os seus hábitos e passar tomar mais cuidado ao entrar/sair do condomínio.

Aconselhamos fortemente que o condomínio tenha a clausura (aquela “gaiola”) que obriga a pessoa a se identificar, caso contrário, ela ficará presa entre os portões.

O ideal é que exista a clausura tanto para pedestres quanto para carros.

O sistema deve permitir que o morador avise a central remota se ele estiver em uma situação de risco ou se estiver rendido. Existem inúmeras formas de se fazer isso que, geralmente, contam com um processo de emergência bem definido junto à supervisão da empresa.

Como podemos ver, o engajamento e a mudança cultural nos condôminos é fundamental para que essa solução tenha sucesso ao ser implantada.

Visitantes e prestadores de serviços são atendidos normalmente ao tocar o interfone do condomínio, onde o sistema redirecionará a chamada (VOIP) para a central que fará toda a validação junto ao morador para garantir que aquela vista ou serviço é realmente desejado.

Como o operador é compartilhado com outros condomínios, o software de Portaria Remota deverá distribuir entre os diversos atendentes da central a nova chamada. Caso todos estejam ocupados, uma fila de prioridades deve ser formada e encaminhada assim que um atendente ficar disponível.

Esse é um ponto a ser observado ao contratar uma empresa que presta esse tipo de serviço, quanto mais condomínios por atendentes ela tiver, a probabilidade de se formar essa fila e gerar espera para ser atendido é maior.

Algumas soluções permitem que o Atendente quando não está atendendo fique monitorando as imagens (CFTV) e alarmes em tempo real, garantindo que o condomínio não está em risco.

Quais são os riscos da portaria virtual?

Como toda tecnologia, a portaria remota pode vir a gerar alguns problemas, principalmente por ela depender de muitos equipamentos eletrônicos que podem apresentar problemas. Por isso é importante que a empresa esteja pronta para o atendimento técnico 24 horas ou que consiga disponibilizar profissionais quando algum problema acontecer.

Outro problema que é gerado com a implementação da portaria virtual é a falta do atendimento presencial para o recebimento de correspondências e entregas. Existem várias formas de se contornar isso, pode-se pagar um acúmulo de função para a pessoa da limpeza realizar esse serviço, nesse caso pode haver perda de qualidade nesse serviço, ou pode-se contratar a Portaria Híbrida, solução que também elimina a pessoa da limpeza e aloca um outro profissional multidisciplinar com mais capacitação que executará todos os serviços operacionais (limpeza, varrição e manutenções) bem como recebimentos de correspondências e encomendas.

E então, leitor? Entendeu um pouco mais sobre o que é a portaria virtual, seus benefícios e riscos? Então não deixe de conferir nosso post com 5 dicas que ajudarão a melhorar a gestão de condomínio.